Pytanie dotyczy w szczególności przedsiębiorców, którzy na potrzeby prowadzonej działalności nabywają napoje w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym, np. wodę przeznaczoną na spotkania biznesowe z klientami. Przy zakupie uiszczają oni kaucję, która ze względu na zwrotny charakter nie stanowi co do zasady kosztu uzyskania przychodów w momencie jej zapłaty. Wątpliwość powstaje wtedy, gdy opakowanie zostanie zniszczone, zgubione albo zabrane przez klienta, wskutek czego odzyskanie kaucji stanie się niemożliwe.
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów z 28 kwietnia 2026 r. nie można z góry wykluczyć zaliczenia definitywnie utraconej kaucji do kosztów podatkowych. Warunkiem jest jednak wykazanie, w konkretnym stanie faktycznym, że strata pozostaje w związku z działalnością gospodarczą, została poniesiona w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła oraz nie podlega wyłączeniu na podstawie art. 23 ustawy o PIT albo art. 16 ustawy o CIT. Koszt może zostać rozpoznany dopiero wtedy, gdy utrata prawa do zwrotu kaucji ma charakter definitywny i możliwy do wykazania na podstawie posiadanej dokumentacji.
W konsekwencji, jeżeli zapłacona przez przedsiębiorcę kaucja nie może zostać odzyskana z przyczyn związanych z prowadzoną działalnością, a wydatek jest racjonalny, gospodarczo uzasadniony i właściwie udokumentowany, może zostać rozważony jako koszt uzyskania przychodu. Nie oznacza to jednak automatycznego prawa do zaliczenia każdej utraconej kaucji do kosztów podatkowych. Każdy przypadek wymaga oceny związku wydatku z działalnością gospodarczą oraz sposobu jego udokumentowania.
