W związku z wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku, pojawiła się nowa metoda uwierzytelniania – certyfikat KSeF. To elektroniczne poświadczenie tożsamości, które umożliwi bezpieczne i sprawne korzystanie z systemu, szczególnie w trybach offline. Certyfikat będzie pełnił kilka kluczowych ról:
- Uwierzytelnienie w systemie KSeF
- Potwierdzenie tożsamości wystawcy faktury
- Możliwość wystawiania faktur offline (np. w aplikacji fakturującej)
- Generowanie kodu QR potwierdzającego autentyczność i integralność faktury wystawionej offline
Jak uzyskać certyfikat?
Od 1 listopada 2025 r. podatnicy będą mogli składać wnioski o certyfikat w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Wniosek będzie wymagał uwierzytelnienia się w KSeF – np. za pomocą:
- podpisu zaufanego,
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Certyfikat zostanie wydany po poprawnym przetworzeniu wniosku i będzie dostępny do pobrania przez wnioskującego.
Kto może wnioskować o certyfikat?
Bez dodatkowych warunków certyfikat mogą uzyskać:
- osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA,
- osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie,
- podmioty niebędące osobą fizyczną, które posiadają uprawnienia właścicielskie i używają pieczęci elektronicznej.
Dane i identyfikacja
Certyfikaty będą wydawane na podstawie:
- numeru NIP – dla jednoosobowych działalności gospodarczych i podmiotów,
- numeru PESEL – dla osób fizycznych.
Certyfikat zawiera dane osoby lub podmiotu, dlatego:
- certyfikat z danymi osoby fizycznej może pobrać i używać wyłącznie ta osoba,
certyfikat wydany na podmiot (np. spółkę) nie jest przypisany do konkretnej osoby – odpowiedzialność za jego użycie spoczywa na organizacji.
Tokeny vs certyfikaty
Dotychczasowe tokeny nadal będą funkcjonować do końca 2026 r. Od 1 lutego 2026 r. podatnicy będą mogli korzystać zarówno z tokenów, jak i certyfikatów. Jednak od 1 stycznia 2027 r. tokeny zostaną wyłączone.
Różnica:
- Token zawiera deklarowane uprawnienia podatnika.
- Certyfikat służy do uwierzytelnienia – podobnie jak podpis kwalifikowany.
