Autor: Jakub Broński

Pytanie dotyczy w szczególności przedsiębiorców, którzy na potrzeby prowadzonej działalności nabywają napoje w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym, np. wodę przeznaczoną na spotkania biznesowe z klientami. Przy zakupie uiszczają oni kaucję, która ze względu na zwrotny charakter nie stanowi co do zasady kosztu uzyskania przychodów w momencie jej zapłaty. Wątpliwość powstaje wtedy, gdy opakowanie zostanie zniszczone, zgubione albo zabrane przez klienta, wskutek czego odzyskanie kaucji stanie się niemożliwe.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów z 28 kwietnia 2026 r. nie można z góry wykluczyć zaliczenia definitywnie utraconej kaucji do kosztów podatkowych. Warunkiem jest jednak wykazanie, w konkretnym stanie faktycznym, że strata pozostaje w związku z działalnością gospodarczą, została poniesiona w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła oraz nie podlega wyłączeniu na podstawie art. 23 ustawy o PIT albo art. 16 ustawy o CIT. Koszt może zostać rozpoznany dopiero wtedy, gdy utrata prawa do zwrotu kaucji ma charakter definitywny i możliwy do wykazania na podstawie posiadanej dokumentacji.

W konsekwencji, jeżeli zapłacona przez przedsiębiorcę kaucja nie może zostać odzyskana z przyczyn związanych z prowadzoną działalnością, a wydatek jest racjonalny, gospodarczo uzasadniony i właściwie udokumentowany, może zostać rozważony jako koszt uzyskania przychodu. Nie oznacza to jednak automatycznego prawa do zaliczenia każdej utraconej kaucji do kosztów podatkowych. Każdy przypadek wymaga oceny związku wydatku z działalnością gospodarczą oraz sposobu jego udokumentowania.

Coraz więcej pracodawców decyduje się na pokrywanie kosztów dojazdu swoich pracowników mieszkających w innych miejscowościach. Powstaje jednak pytanie: czy taki zwrot kosztów stanowi przychód pracownika, który powinien zostać opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

Wątpliwość tę próbowała wyjaśnić jedna ze spółek, która wystąpiła o wydanie interpretacji indywidualnej. Zdaniem spółki zwrot kosztów dojazdu nie jest przychodem, a tym samym nie rodzi po jej stronie obowiązków płatnika podatku dochodowego.

Organ podatkowy nie podzielił jednak tego stanowiska. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że zwrot kosztów dojazdu stanowi przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu. W uzasadnieniu wskazał, że ustawa o PIT zawiera otwarty katalog przychodów ze stosunku pracy, obejmujący wszelkie wypłaty pieniężne oraz świadczenia skutkujące realnym przysporzeniem majątkowym po stronie pracownika. W konsekwencji na pracodawcy ciąży obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy.

Spółka zaskarżyła interpretację do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Sąd przyznał jednak rację organowi podatkowemu. Podkreślił, że zwolnienie z podatku dotyczące zwrotu kosztów dojazdu ma zastosowanie wyłącznie w sytuacjach, gdy obowiązek ponoszenia takich kosztów wynika wprost z odrębnych przepisów ustawowych. Stanowisko to zostało następnie potwierdzone przez Naczelny Sąd Administracyjny. NSA wskazał, że obowiązek dotarcia do miejsca wykonywania pracy co do zasady spoczywa na pracowniku. Jeżeli więc pracodawca pokrywa koszty dojazdu, pracownik unika wydatku, który normalnie musiałby ponieść z własnych środków. Oznacza to uzyskanie wymiernej korzyści majątkowej, a więc przychodu podlegającego opodatkowaniu. Sąd podkreślił również, że bez znaczenia pozostaje lokalizacja zakładu pracy czy miejsce zamieszkania pracownika.

E-Urząd Skarbowy to wygodny sposób kontaktu z urzędem skarbowym bez wizyty osobistej. System jest stale rozwijany, a ostatnie zmiany miały na celu uprościć procedury i ograniczyć formalności.

Nowe formularze dostępne bezpośrednio w e-US

Jedną z kluczowych zmian jest udostępnienie nowych formularzy jako kreatorów. Dzięki temu można złożyć wniosek online szybko i samodzielnie, bez skomplikowanych procedur.

Nowe formularze dostępne w e-US:

ORD-IN – wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego

Formularz ORD-IN pozwala podatnikom uzyskać w indywidualne sprawie, oficjalną interpretację przepisów prawa podatkowego, wydawaną przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Zastosowanie się do interpretacji chroni podatnika przed negatywnymi skutkami błędnej wykładni przepisów. Wnioski mogą składać osoby fizyczne i podmioty gospodarcze (np. spółki), również przez konta organizacji.

WN-CFR – wniosek o wydanie certyfikatu rezydencji podatkowej

Formularz WN-CFR dotyczy wydania certyfikatu rezydencji podatkowej, który potwierdza miejsce zamieszkania lub siedziby podatnika dla celów podatkowych i jest istotny przy rozliczeniach międzynarodowych. Wniosek mogą złożyć osoby fizyczne, przedsiębiorcy
i inne podmioty oraz ich pełnomocnicy (np. doradcy podatkowi lub adwokaci).

INF-FO – oświadczenie o wyborze lub zmianie formy opodatkowania

Formularz INF-FO jest przeznaczony dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Umożliwia wybór lub zmianę formy opodatkowania (np. ryczałt, podatek liniowy) w uproszczony i w pełni elektroniczny sposób. Formularz mogą złożyć wyłącznie osoby fizyczne.

Nowa funkcjonalność: „Forma opodatkowania”

W systemie dodano także funkcję „Forma opodatkowania”, która umożliwia przedsiębiorcom szybki wgląd w dane zgromadzone w bazach Krajowej Administracji Skarbowej. Można sprawdzić formę opodatkowania za lata 2025–2026 oraz przejść bezpośrednio do formularza INF-FO, aby ją zmienić.

Podsumowanie Zmiany to kolejny krok w cyfryzacji administracji podatkowej i uproszczeniu kontaktu podatnika z organem. Kreatory nowych formularzy oraz wgląd w dane usprawniają rozliczenia, ograniczają formalności i zmniejszają ryzyko błędów.

Niedawny wyrok NSA w sprawie refakturowania kosztów mediów przez osoby opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych może wprowadzić ważne zmiany.

Wyrok ten został wydany w oparciu o następujący stan faktyczny:

Wnioskodawczyni rozliczająca się zryczałtowanym podatkiem dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne zwróciła się do Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej o potwierdzenie, czy kwoty wynikające z refaktur za media, wystawianych najemcom stanowią przychód podlegający opodatkowaniu ryczałtem. Wskazała, że jest osobą fizyczną będącą polskim rezydentem podatkowym oraz właścicielką nieruchomości, na której znajdują się budynki magazynowe oraz magazynowo biurowe. W ramach prowadzonej działalności wynajmuje lokale w tych budynkach innym podmiotom. Umowy najmu przewidują, że najemcy zobowiązani są do uiszczania czynszu najmu jak i kosztów mediów według zużycia. Rozliczenie kosztów mediów odbywa się na podstawie refaktur.

Zdaniem Wnioskodawczyni, kwoty te nie powinny być uznawane za przychód podatkowy- refakturowane koszty mediów nie stanowią ostatecznie dla niej przysporzenia majątkowego, a jako wynajmująca jedynie pośredniczy w przekazywaniu należności do dostawców mediów.

Organ nie zgodził się z wnioskodawczynią. Uznał, że opłaty za media w tym przypadku stanowią przychód z działalności gospodarczej, od którego należy odprowadzić ryczałt. W ocenie organu taki przychód – niezależnie czy jest pobierany w ramach czynszu najmu czy odrębnie – stanowi przychód z najmu.

Z takim podejściem nie zgodził się jednak Wojewódzki Sąd Administracyjny, który uchylił zaskarżoną interpretację. Wskazał, że zwrot przez najemców kosztów zużytych mediów nie stanowi definitywnego i ostatecznego przychodu po stronie wnioskodawczyni.

To stanowisko podzielił Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z dnia 27 stycznia 2026 r. (sygn. akt II FSK 559/23) zwrócił uwagę, że podatniczka refakturowała koszty mediów na najemców bez doliczania marży, zatem nie uzyskiwała żadnej korzyści finansowej z tego tytułu. NSA podkreślił, że zwrot kosztów poniesionych przez wynajmującą za media zużywane przez najemców nie stanowi przychodu z działalności gospodarczej, który powinien być opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Stanowisko zaprezentowane przez Naczelny Sąd Administracyjny należy uznać za w pełni zasadne. Refakturowane – bez doliczania marży – koszty mediów nie prowadzą po stronie wynajmującego do definitywnego przysporzenia majątkowego, a zatem nie powinny być traktowane jako przychód podlegający opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Tym samym dotychczasowa praktyka organów skarbowych, zmierzająca do kwalifikowania zwrotu kosztów mediów jako przychodu z najmu/działalności, była w tym zakresie błędna.

Od stycznia 2026 roku zaczęło obowiązywać nowe rozporządzenie regulujące prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR). Choć konstrukcja księgi nie uległa zasadniczej zmianie, ustawodawca wyraźnie doprecyzował zasady dokumentowania kosztów uzyskania przychodów.

Podstawą prawidłowego prowadzenia PKPiR pozostają dwie zasady: rzetelności i niewadliwości. Księga jest rzetelna, jeśli odzwierciedla rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych. Z kolei niewadliwość oznacza zgodność z przepisami rozporządzenia oraz objaśnieniami do wzoru księgi. W praktyce organ podatkowy bada nie tylko to, czy dokument istnieje, ale również:

• czy potwierdza faktyczne poniesienie wydatku oraz 
• czy umożliwia identyfikację jego charakteru gospodarczego.

Jedno pozostaje bez zmian, czyli to, że dokumentem stanowiącym podstawę zapisów w PKPiR jest faktura. Za dowody księgowe uznaje się nie tylko klasyczne faktury, ale również faktury VAT RR, rachunki i dokumenty celne.

W większości przypadków to faktura dokumentuje poniesienie kosztu uzyskania przychodu. Pozwala to jednoznacznie wskazać strony transakcji, przedmiot transakcji, jej wartość oraz datę zdarzenia gospodarczego.

Nowe przepisy doprecyzowują, jakie warunki musi spełniać dokument inny niż faktura, aby mógł stanowić podstawę zapisu w PKPiR. Taki dowód powinien zawierać:

• oznaczenie wystawcy lub stron zdarzenia gospodarczego,
• datę wystawienia oraz datę dokonania zdarzenia gospodarczego,
• opis przedmiotu zdarzenia gospodarczego,
• wartość operacji,
• podpisy osób uprawnionych,
• oznaczenie umożliwiające powiązanie dokumentu z zapisem w księdze.

W praktyce oznacza to, że taki dokument powinien umożliwiać jednoznaczne ustalenie, kto dokonał zdarzenia gospodarczego, czego ono dotyczyło oraz jaka była jego wartość.

Za dowody księgowe uznaje się również:

• noty księgowe (sporządzane w celu skorygowania zapisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego, które wynika z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub które zostało przekazane kontrahentowi),
• dowody opłat bankowych i pocztowych,
• inne dowody opłat.

Szczególną uwagę należy zwrócić na dowody wewnętrzne. Ich stosowanie jest dopuszczalne wyłącznie w ściśle określonych przypadkach. Mogą one dokumentować m.in.:

• zakup niektórych produktów od ludności lub producentów,
• wartość produktów, które pochodzą z własnej uprawy lub hodowli,
• diety oraz inne należności z tytułu podróży służbowych,
• część kosztów eksploatacyjnych (czynszu, energii, gazu, wody czy telefonu) przypadające na działalność gospodarczą,
• opłaty sądowe i notarialne,
• wydatki parkingowe, które są udokumentowane biletem z parkometru albo biletem jednorazowy.

Katalog ten ma charakter zamknięty – co oznacza, że dowód taki nie może być wykorzystywany do dokumentowania innych wydatków, które nie zostały wskazane przez ustawodawcę.

Dowód wewnętrzny dokumentujący podróż służbową powinien zawierać:

• dane osoby odbywającej podróż,
• cel podróży,
• nazwę miejscowości docelowej,
• liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej,
• stawkę i wartość przysługujących diet.

Nowe przepisy regulują także sytuację, gdy towar trafia do podatnika przed otrzymaniem faktury. W takim przypadku należy sporządzić opis otrzymanego towaru, który zawiera:

• dane dostawcy,
• rodzaj i ilość towaru,
• cenę jednostkową,
• wartość dostawy.

Dokument taki przechowywany jest jako dowód zakupu, a następnie łączony z otrzymaną fakturą.

Nowe objaśnienia uwzględniają funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur. W PKPiR przewidziano miejsce na numer identyfikujący fakturę w systemie, co jest praktyczniejszym rozwiązaniem. Ustawodawca wyraźnie podkreślił znaczenie właściwego opisu zdarzeń gospodarczych w księdze. Opis ten powinien być: zwięzły, konkretny i odzwierciedlający rzeczywisty charakter wydatku.