Autor: Jakub Broński

Niedawny wyrok NSA w sprawie refakturowania kosztów mediów przez osoby opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych może wprowadzić ważne zmiany.

Wyrok ten został wydany w oparciu o następujący stan faktyczny:

Wnioskodawczyni rozliczająca się zryczałtowanym podatkiem dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne zwróciła się do Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej o potwierdzenie, czy kwoty wynikające z refaktur za media, wystawianych najemcom stanowią przychód podlegający opodatkowaniu ryczałtem. Wskazała, że jest osobą fizyczną będącą polskim rezydentem podatkowym oraz właścicielką nieruchomości, na której znajdują się budynki magazynowe oraz magazynowo biurowe. W ramach prowadzonej działalności wynajmuje lokale w tych budynkach innym podmiotom. Umowy najmu przewidują, że najemcy zobowiązani są do uiszczania czynszu najmu jak i kosztów mediów według zużycia. Rozliczenie kosztów mediów odbywa się na podstawie refaktur.

Zdaniem Wnioskodawczyni, kwoty te nie powinny być uznawane za przychód podatkowy- refakturowane koszty mediów nie stanowią ostatecznie dla niej przysporzenia majątkowego, a jako wynajmująca jedynie pośredniczy w przekazywaniu należności do dostawców mediów.

Organ nie zgodził się z wnioskodawczynią. Uznał, że opłaty za media w tym przypadku stanowią przychód z działalności gospodarczej, od którego należy odprowadzić ryczałt. W ocenie organu taki przychód – niezależnie czy jest pobierany w ramach czynszu najmu czy odrębnie – stanowi przychód z najmu.

Z takim podejściem nie zgodził się jednak Wojewódzki Sąd Administracyjny, który uchylił zaskarżoną interpretację. Wskazał, że zwrot przez najemców kosztów zużytych mediów nie stanowi definitywnego i ostatecznego przychodu po stronie wnioskodawczyni.

To stanowisko podzielił Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z dnia 27 stycznia 2026 r. (sygn. akt II FSK 559/23) zwrócił uwagę, że podatniczka refakturowała koszty mediów na najemców bez doliczania marży, zatem nie uzyskiwała żadnej korzyści finansowej z tego tytułu. NSA podkreślił, że zwrot kosztów poniesionych przez wynajmującą za media zużywane przez najemców nie stanowi przychodu z działalności gospodarczej, który powinien być opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Stanowisko zaprezentowane przez Naczelny Sąd Administracyjny należy uznać za w pełni zasadne. Refakturowane – bez doliczania marży – koszty mediów nie prowadzą po stronie wynajmującego do definitywnego przysporzenia majątkowego, a zatem nie powinny być traktowane jako przychód podlegający opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Tym samym dotychczasowa praktyka organów skarbowych, zmierzająca do kwalifikowania zwrotu kosztów mediów jako przychodu z najmu/działalności, była w tym zakresie błędna.

Od stycznia 2026 roku zaczęło obowiązywać nowe rozporządzenie regulujące prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR). Choć konstrukcja księgi nie uległa zasadniczej zmianie, ustawodawca wyraźnie doprecyzował zasady dokumentowania kosztów uzyskania przychodów.

Podstawą prawidłowego prowadzenia PKPiR pozostają dwie zasady: rzetelności i niewadliwości. Księga jest rzetelna, jeśli odzwierciedla rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych. Z kolei niewadliwość oznacza zgodność z przepisami rozporządzenia oraz objaśnieniami do wzoru księgi. W praktyce organ podatkowy bada nie tylko to, czy dokument istnieje, ale również:

• czy potwierdza faktyczne poniesienie wydatku oraz 
• czy umożliwia identyfikację jego charakteru gospodarczego.

Jedno pozostaje bez zmian, czyli to, że dokumentem stanowiącym podstawę zapisów w PKPiR jest faktura. Za dowody księgowe uznaje się nie tylko klasyczne faktury, ale również faktury VAT RR, rachunki i dokumenty celne.

W większości przypadków to faktura dokumentuje poniesienie kosztu uzyskania przychodu. Pozwala to jednoznacznie wskazać strony transakcji, przedmiot transakcji, jej wartość oraz datę zdarzenia gospodarczego.

Nowe przepisy doprecyzowują, jakie warunki musi spełniać dokument inny niż faktura, aby mógł stanowić podstawę zapisu w PKPiR. Taki dowód powinien zawierać:

• oznaczenie wystawcy lub stron zdarzenia gospodarczego,
• datę wystawienia oraz datę dokonania zdarzenia gospodarczego,
• opis przedmiotu zdarzenia gospodarczego,
• wartość operacji,
• podpisy osób uprawnionych,
• oznaczenie umożliwiające powiązanie dokumentu z zapisem w księdze.

W praktyce oznacza to, że taki dokument powinien umożliwiać jednoznaczne ustalenie, kto dokonał zdarzenia gospodarczego, czego ono dotyczyło oraz jaka była jego wartość.

Za dowody księgowe uznaje się również:

• noty księgowe (sporządzane w celu skorygowania zapisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego, które wynika z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub które zostało przekazane kontrahentowi),
• dowody opłat bankowych i pocztowych,
• inne dowody opłat.

Szczególną uwagę należy zwrócić na dowody wewnętrzne. Ich stosowanie jest dopuszczalne wyłącznie w ściśle określonych przypadkach. Mogą one dokumentować m.in.:

• zakup niektórych produktów od ludności lub producentów,
• wartość produktów, które pochodzą z własnej uprawy lub hodowli,
• diety oraz inne należności z tytułu podróży służbowych,
• część kosztów eksploatacyjnych (czynszu, energii, gazu, wody czy telefonu) przypadające na działalność gospodarczą,
• opłaty sądowe i notarialne,
• wydatki parkingowe, które są udokumentowane biletem z parkometru albo biletem jednorazowy.

Katalog ten ma charakter zamknięty – co oznacza, że dowód taki nie może być wykorzystywany do dokumentowania innych wydatków, które nie zostały wskazane przez ustawodawcę.

Dowód wewnętrzny dokumentujący podróż służbową powinien zawierać:

• dane osoby odbywającej podróż,
• cel podróży,
• nazwę miejscowości docelowej,
• liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej,
• stawkę i wartość przysługujących diet.

Nowe przepisy regulują także sytuację, gdy towar trafia do podatnika przed otrzymaniem faktury. W takim przypadku należy sporządzić opis otrzymanego towaru, który zawiera:

• dane dostawcy,
• rodzaj i ilość towaru,
• cenę jednostkową,
• wartość dostawy.

Dokument taki przechowywany jest jako dowód zakupu, a następnie łączony z otrzymaną fakturą.

Nowe objaśnienia uwzględniają funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur. W PKPiR przewidziano miejsce na numer identyfikujący fakturę w systemie, co jest praktyczniejszym rozwiązaniem. Ustawodawca wyraźnie podkreślił znaczenie właściwego opisu zdarzeń gospodarczych w księdze. Opis ten powinien być: zwięzły, konkretny i odzwierciedlający rzeczywisty charakter wydatku.